Umeshawahi kukadiria mahitaji ya gharama zote za kuendesha biashara yako kwa mwaka mzima na kutenga fedha za uendeshaji wa biashara yako kwa muda huo? au kwa miezi sita, hata mitatu basi, au mwezi mmoja basi, siku 10 je? Wik?. Halafu Ukawa na nidhamu ya kuisimamia bajeti yako?
Biashara lazima ziendeshwe kwa presha, na mfanyabiashara lazima ujue namna ya kuthibiti hizi presha na kuwa na bajeti ya kuendeshea biashara ni njia moja wapo ya kuthibiti presha.
Wafanyabiashara wakubwa wana hela za kutosha kutenga bajeti ya mahitaji yao na matumizi yote ya hela kwa mwaka mzima kabla hata hawajaanza uzalishaji wa mwaka huo. Iwe ni hela binafsi, za kukopa benki au kutoka kwa wawekezaji wa nje, misaada, ruzuku nakadhalika lakini wao huanza mwaka kwa kila Mkuu wa Idara kukaa na wataalam wake na kuandika makadirio yao ya mahitaji ya mwezi, miezi mitatu, sita, tisa mpaka mwaka.
Halafu bosi na wakuu wake hao wa idara wanakaa pamoja na kupitia kila hitaji moja baada ya jingine na kupata mahitaji kamili ya mwaka. Kwa mfano watafanya makadirio ya kiasi gani cha kulipa mishahara na wataajiri watu wangapi wapya, wanatenga kabisa hela yake, wanakadiria kiasi gani watahitaji kwa ajili ya kununulia malighafi, vitendea kazi, magari, kulipa bili za maji, umeme, kuripea mashine, makaratasi, photocopy, simu, petrol na kila aina ya mahitaji wanayodhani watahitaji. Halafu baada ya maridhiano hela yake, kama ipo inatengwa pembeni kwenye akaunti za matumizi.
Wanafanyia makadirio ya mwezi mmoja, miezi mitatu, sita, na mpaka mwaka halafu hela zote zinawekwa kwenye akaunti zao za matumizi na kunakuwa na Meneja wa Fedha au Mhasibu fulani anaziangalia kwa karibu sana.
Idara ikitaka hela inaomba kwa bosi, bosi anamuuliza meneja wake amshauri kabla hajaidhinisha, meneja anaangalia kama bajeti ya maombi yaliyoletwa iliombwa kabla wakati wa kuandika bajeti na fedha yake ilitengwa na pia hata kama bajeti ilitengwa matumizi hayo bado yana tija au hayana, halafu anamshauri bosi wake alipe au asilipe au kama wana wasiwasi na maombi hayo wanamrudishia mwombaji hela maombi yake ili ayatetee, ajenge hoja na kutoa ushahidi kuwa hela hizo akipewa zitaleta tija au kitaalam Return On Investment aka ROI. Hela hazitoki kijinga jinga.
Pamoja na kufanya makadirio ya matumizi. Makadirio mengine wafanyabiashara wakubwa wanayofanya ni ya mapato au hela watakayoingiza. Kwa mfano Bosi anakuwa anajua kabisa ametenga milioni 800 kwa ajili ya matumizi ya kuendeshea biashara kwa mwaka huu na anatarajia kwa uwekezaji huo mpaka mwaka ukiisha ataingiza Bilioni 2.
Kwahiyo watu wanawekeana malengo makubwa makubwa ya kuipata hiyo bilioni 2. Inamaana kila siku biashara lazima iingize kama milioni 6, kwa wiki mapato yasome milioni 40, kwa mwezi angalau milioni 180, kwa miezi mitatu akaunti isome milioni 500, baada ya miezi 6 akaunti ya mapato isome bilioni 1, baada ya miezi 9 kuwe na bilioni unusu na baada ya mwaka bilioni 2. Lengo limetimia na likizidi ni mwendo wa kugawana Bonasi ili watu wachakarike zaidi mwaka unaofuatia na pia wasiache ache kazi.
Na pia mwaka unaofuatia malengo ya mapato yanaongezwa kwa hata asilimia 50 au zaidi. Kutoka hiyo bilioni 2 mpaka bilioni 3. Wakuu wa Idara wanakaa tena na kuandika mapendekezo yao ya makadirio ya bajeti huku wakizingatia vitu kama kuongeza teknolojia za kupunguza gharama za uzalishaji na kuajiri wataalam wazuri zaidi.
Kwa hiyo mwaka mzima Bosi anakuwa anapokea ripoti tu za uzalishaji kwa siku au kwa wiki. Anaangalia Bank Statement yake kuona hela zinazotoka na kuingia kwenye akaunti ya biashara kama zinarandana na malengo pamoja na mipango waliyojiwekea. Anacheck uwiano wa matumizi na mapato, kwa mfano inaweza uwiano au ratio kwa kizungu kuwa 40:60 ambapo 40 inaweza kumaanisha hela iliyotoka na 60 hela iliyoingia na hivyo anajua kiasi kilichoingia ni kikubwa kuliko kilichotoka kwa hiyo mambo ni mazuri anakuwa anawaza atakuwaje zaidi kwa maana ya growth na hizo hela zinazoingia akaziwekeze wapi ziendelee kuzalisha.
Akiona Ratio inasoma 60:40 basi anajua matumizi ni makubwa sana kuliko hela inayoingia na ni wakati wa kuita wakaguzi wakague tatizo ni nini? Nani mzembe? Nani tumfukuze kazi? Nani mwizi? Nani amefanya makadirio mabovu? Nani hafanyi kazi, Wapi tufanye mabadiliko ya ubora, ushindani, matangazo na kadhalika.
Kazi ya msingi ya bosi yoyote ni kuweka mipango na kufanya maamuzi kwa hiyo biashara ikiyumba maana yake mipango yake na maamuzi yake sio mazuri. Bosi lazima apate suluhu hapa akishindwa na yeye inabidi ajiuzulu aachie nafasi watu wengine. Hata kama biashara ni yake, inabidi aajiri Mkurugenzi mwingine sasa awe CEO wa kusimamia utendaji wa kila siku na yeye ajipe cheo kama Mwenyeki, Raisi n a vitu kama hivyo. Huo u CEO ukimpa mtoto wako sio mbaya au kama ni mchaga ukampa mchaga mwenzio sio mbaya pia. Ni unduguniazation uliohalalishwa.
Kama Boss unakaa mbali kabisa na kukimbizana na uendeshaji wa shughuli za kila siku, unaachia watu wengine na wewe unakuwa ni mtu wa kufanya maamuzi makubwa makubwa tu kama vile kupitisha sera fulani fulani ambazo ndio kama msaafu utakaoingoza shirika bila wewe kuwepo, kuidhinisha bajeti, kuajiri ma boss wengine wa kukuendeshea biashara yako na vitu kama hivyo.
Mfanyabiashara mdogo kwa upande wake hana kitu kinaitwa bajeti kabisa, hajui hata anahitaji shilingi ngapi kwa siku, wiki, mwezi na kuendelea na kwa kuwa hana malengo ya matumizi anakuwa pia hana malengo ya mapato. Ili mradi mtu kafungua frame, kauza, jioni hela ikiingia kwanza anaagiza chips kuku, mishikaki na soda ya kushushia kabla hata hajajua kwenye hiyo fedha aliyouza, ya biashara ni shilingi ngapi na faida yake shilingi ngapi. Ili mradi hela zimeingia zote zake za kula halafu ikibaki ndio inaingia kwenye biashara wakati Mfanyabiashara mkubwa yeye anarudisha kwenye biashara kwanza, anatunza akiba kwa ajili ya uwekezaji zaidi na kinachobaki au kinachopatikana kutoka katika uwekezaji ndio anakula.
Somo hili linakufunza Mfanyabiashara mdogo umuhimu wa kutafuta hela kwanza, uwe na mtaji wa kuendesha biashara yako kwa hata miezi sita, mwaka mmoja au zaidi kabla hujaanza. Kwahiyo kama ni mwajiriwa basi usiache kazi yako ya kuajiwa mapema mapema ukishafungua biashara. Subiri mpaka biashara itengamae, na hata kama biashara yako ikianza vizuri subiri mpaka upitie wakati mgumu kwanza sababu utakuja tu na utahitaji kuiendesha biashara yako kwa fedha za mfukoni kwako au mkopo hivyo unaihitaji ajira hapo mwanzoni mpaka ukishavivuka vikwazo.
Madhara ya kutokuwa na bajeti pamoja na nidhamu ya kuisimamia ni mengi sana. Siku ukipata dharura moja tu, kama vile kulipa ada, kufiwa, kulipa kodi ya nyumba na hata kulipa pango la hiyo biashara na dharura nyingine za namna hiyo na ukalazimika kuchota hela kwenye biashara sababu hukuwa na bajeti yake mapema basi jiandae kupitia kipindi kigumu sana na unaweza ukashindwa kurejea. Safari ya kuanza kuelekea mwisho itakuwa imeanzia hapo.
Поиск в гугле